Journal över beställningar i organisationen. Loggbok för att registrera beställningar för personal: ett prov på att fylla i boken, en förklaring av de grundläggande kraven plus användbara tips

Används för att registrera beställningar för antagning, överlåtelse och uppsägning av anställda samt andra beställningar med hållbarhetstid 75 år gammal.

Ett exempel på att fylla i huvuddelen av tidskriften:

Beställningar till personal- Dessa är de viktigaste dokumenten som bestämmer anställdas officiella ställning och fungerar som grund för att göra poster i redovisningsdokument (till exempel arbetsböcker, personliga kort, ekonomiska dokument). Hållbarhet - 75 år.

• Om att anställa en anställd (arbetare)
• Vid uppsägning av ett anställningsavtal med en anställd (anställda)
• Om överföring av en anställd (arbetare) till ett annat arbete
• Om att kombinera tjänster/yrken
• om fastställande av löner (förändringar i löner som en förändring av de väsentliga villkoren i anställningsavtalet);
• Om att skicka en anställd (arbetare) på en affärsresa (långsiktig, utländsk)
• Om tillhandahållande av föräldraledighet i upp till 1,5, 3 år
• Vid tidig utträde från föräldraledighet upp till 1,5, 3 år
• Om att bevilja arbetstagare ledighet utan lön
• Vid ändring av efternamn, namn, patronym för en anställd
• Om anställdas incitament (bonusar, tillkännagivanden om tacksamhet, belöning med en värdefull gåva, hedersbevis, etc.).
• och så vidare.

Det bör bara noteras att order om utnämning av företagets högsta tjänstemän, de tjänstemän som nämns i stadgan (till exempel generaldirektör, chefsrevisor, chef för internkontrolltjänsten), är beställningar för kärnverksamheten och inte av personal.

Registrering av vissa typer av beställningar för personal görs i enlighet med de enhetliga formerna för primär redovisningsdokumentation för personalregister. Resolution från Rysslands statliga statistikkommitté daterad den 5 januari 2004 nr 1 förenade formerna för följande order:

• Vid anställning av en anställd (formulär T-1, T-1a)
• Vid övergång av en anställd till ett annat jobb (blankett T-5, T-5a)
• Vid uppsägning (uppsägning) av ett anställningsavtal med en anställd (uppsägning) (blankett T-8, T-8 a)
• Om att skicka en anställd på en affärsresa (formulär T-9, T-9a)
• Om anställdas incitament (formulär T-11, T-11a)

Tillägget av bokstaven "a" till numret på den enhetliga blanketten betyder att den är avsedd för att dokumentera en beställning för personal, där en administrativ åtgärd (till exempel anställning) gäller flera anställda. Enhetliga beställningsformulär utan bokstaven "a" används för att utfärda en individuell beställning (en administrativ åtgärd per anställd).

Registreringär en registrering av bokföringsuppgifter om ett dokument i föreskriven form, som registrerar det faktum att det skapades, skickades eller mottogs.

(GOST R 51141-98)

Registrering– Bekräftelse av att ett dokument skapats eller mottagits vid en viss tidpunkt (dag) genom att ange det i registreringsformuläret, tilldela ett nummer och registrera grundläggande uppgifter om dokumentet. Som följer av definitionen, registrering för det första ger en handling laglig kraft, därför att registrerar det faktum att det skapades eller mottogs. Tills handlingen är registrerad, inte har fått sitt nummer är den inte formaliserad och verkar inte existera ännu.

Numreringsordningen för beställningar av personal är inte reglerad. I standardinstruktionerna för kontorsarbete i federala verkställande organ, godkänd. på order av Rosarkhiv daterad den 27 november 2000 nr 68, noteras endast att order numreras sekventiellt inom kalenderåret; order för kärnverksamhet, personal och instruktioner numreras separat (punkt 4.1.3).

Observera att i enlighet med punkt "e" i art. 358 Lista över standardhanteringsdokument som genererats i organisationers verksamhet, med angivande av lagringsperioder, godkänd. Rosarkhiv 2010-08-25, för Loggböcker för registrering av beställningar för personal lagringsperioden är inställd 75 år gammal.

I artikeln har vi redan pratat om det faktum att interna dokument registreras a) separat från externa (inkommande och utgående), b) separat från varandra. I denna artikel kommer vi att titta separat på tidskriften för registrering av beställningar för kärnverksamhet. Beställningar är speciella dokument och deras redovisning förtjänar särskild uppmärksamhet. Du kan också säga att tidningen är i .xlsx-format här.

Du kan ta reda på vad ett dokument är genom att följa länken.

Elektroniskt eller papper?

Orderregistret kan enkelt vara elektroniskt. Det innebär inga personliga underskrifter, så det finns ingen anledning att hålla det strikt på papper. Det finns bara en sak: sekreteraren hade turen att arbeta med en "old-school" direktör som i allmänhet är mycket känslig för elektroniska dokument.

Därmed står företaget fritt att välja form för orderloggen och kan behålla den både i pappersform och elektronisk form. En elektronisk journal är naturligtvis mycket bekvämare.

Orderlogg: formulär och kolumner

Det finns inget obligatoriskt orderloggformulär. Jag föreslår att du lägger in följande kolumner:

• Ordernummer - ;
• Beställningsdatum – datum för registrering av dokumentet (påminnelse: detta betyder datumet då beställningen undertecknades);
• Titel – eller föremål för beställningen, till exempel ”Om bildande av en arbetsgrupp”, ”Om godkännande av föreskrifter” etc.;
• Strukturell enhet - avdelningen vars anställd blev författare till beställningen;
• Fullständigt namn på den anställde – författaren till beställningen;
• Distribution – till vem den färdigställda ordern skickas för information eller utförande;
• Länk - ;
• Obs – all relaterad information.

Detta är minimiuppsättningen. Du kan komplettera detta formulär med till exempel kolumnen "Godkännande personer", om sekreteraren anser det nödvändigt, samt någon annan kolumn efter eget gottfinnande. I en papperstidning saknas kolumnen "Länk" av uppenbara skäl.

En registreringsdagbok är ett dokument som sammanfattar information om alla dokument som liknar innehållet. Organisationen använder olika journaler för att registrera inkommande, utgående och interna dokument. Vissa av dem är obligatoriska, för vissa har till och med standardformulär utvecklats.

Arbetsböcker ska till exempel registreras i arbetsjournalboken, varav ett prov kan laddas ner.

Lönelistan registreras i .

Det kan finnas en separat journal för utgående handlingar och en separat för inkommande. Dessutom hålls som regel en separat journal för organisationens administrativa dokument - beställningar, instruktioner. Om organisationens personalsammansättning är bred kan personalbeställningar registreras i en separat journal. Vi föreslår att du laddar ner ett prov på en sådan loggbok från länken längst ner i artikeln.

För beställningar på huvudaktiviteter kan du använda tidningen som tillhandahålls för nedladdning.

Hur ansöker man korrekt?

Först och främst bör det noteras att personalorder är administrativa dokument som hänför sig till anställda i en organisation - order om anställning, uppsägning, ledighet, överföringar, disciplinära sanktioner, incitament etc.

Varje godkänd beställning måste antecknas i denna journal. Vid tidpunkten för en registreringsanteckning i journalen får beställningen ett individuellt nummer som skrivs på själva beställningen. Varje organisation kan ha sin egen numrering för att förenkla det, förutom siffror kan även bokstavsbeteckningar användas.

Den person som ansvarar för att föra en beställningslogg för personal lägger in uppgifter om beställningen och dess innehåll i loggen. Samtidigt ska skyldigheten att föra loggbok antecknas i denna persons arbetsbeskrivning.

Det finns ingen standard journalform som är enhetlig för alla organisationer, så varje företag utvecklar sin egen bekväma form.

Som regel ingår följande kolumner i loggen:

• serienummer;
• registreringsnummer för personalordern;
• datum för generering av dokument;
• innehållet i dokumentet - vad beställningen handlar om;
• den person som undertecknade ordern;
• information om utövaren;
• information om anställda som måste känna till ordern mot underskrift;
• märke vid remiss till ärendet.

Tidskriften kan ha andra kolumner ett exempel på det kan laddas ner nedan i Excel-format gratis. Registreringsloggen kan föras antingen elektroniskt eller i handskriven form. Det är inte obligatoriskt att fylla i, det är ett praktiskt verktyg för att organisera företagets dokumentflöde.

Bildandet av en beställningslogg för personal sker vanligtvis när företaget har en tillräckligt stor personalstyrka. I sådana fall är all personaldokumentation föremål för obligatorisk registrering och kontroll, för vilka separata sammanfattande dokument skapas i form av journaler.

FILER

Avkoda begreppet "personal"

Personalen i någon organisation är alla de människor som arbetar i den enligt villkoren i ett anställningsavtal. Det spelar ingen roll om en person arbetar permanent eller om hans arbete är tillfälligt, brådskande eller säsongsbetonat.

Alla order som utfärdas i förhållande till dessa personer betraktas således som personalorder. Det kan vara beställningar

• sysselsättning,
• förkortning,
• semester,
• materiella incitament,
• disciplinära åtgärder,
• i tjänst,
• förflyttning till annan tjänst osv.

Idag är listan över sådana beställningar öppen, vilket innebär att personalavdelningen för varje organisation har rätt att självständigt skapa en lista över dem. I detta fall måste information om alla dessa beställningar föras in i lämplig registreringsjournal.

Det enda undantaget är ledningens "toppen" av företaget - order om utnämning av en direktör och huvudrevisor, såväl som andra anställda som nämns i stadgan, avser order om en juridisk persons huvudsakliga verksamhet. Det innebär att de inte behöver föras in i loggen över personalbeställningar.

Varför behöver du en tidning?

Innebörden av tidskriften är inte svår att förstå: den låter dig systematisera data om order från företagsledning i förhållande till underordnade, samt optimera arbetet med dem.

För att uppgifterna ska vara fullständiga måste alla beställningar utan undantag avseende företagets personal antecknas i journalen i kronologisk ordning.

Vid behov hjälper tidningen att snabbt hitta den nödvändiga ordningen, och även i händelse av komplexa tvister mellan arbetsgivaren och arbetstagaren och ärendet förs till yrkesinspektionen eller domstolen, gör det möjligt att bekräfta eller motbevisa lagligheten av vissa handlingar av varje part i arbetsförhållandet.

Vad som behöver antecknas i dokumentet

För att dokumentet ska fylla sin funktion läggs ett antal viss information in i det, inklusive utfärdandedatum för varje beställning, kortfattat kärnan, den anställdes fullständiga namn etc. Dessutom ska journalen ha ett startdatum och ett slutdatum.

I det här fallet har organisationen rätt att självständigt bestämma om det är nödvändigt att föra separata journaler för varje typ av beställning eller om det räcker att alla beställningar ska föras in i en journal.

Ansvarig för underhåll

Vanligtvis tilldelas ansvaret för att föra en orderlogg till chefen/specialisten på personalavdelningen, en juridisk rådgivare eller till och med en sekreterare, d.v.s. den anställde som ansvarar för att arbeta med dokumentation om företagets personal.

I vilket fall som helst bör detta vara en anställd som kontrollerar personaldokumentflödet och som också har en idé om hur man korrekt underhåller sådana dokument.

Grundläggande regler för utformning

Det finns ingen enhetlig enhetlig form av tidskriften, så företagets anställda kan skapa den i vilken form som helst eller, om organisationen har en utvecklad och godkänd dokumentmall, baserat på dess exempel. I detta fall måste dokumentet innehålla ett antal obligatoriska uppgifter. Dessa inkluderar:

• Företagsnamn;
• datum för öppning av tidskriften, datum för dess slut;
• befattning, efternamn, förnamn och patronym för den anställde som ansvarar för dess ledning;
• lagringstid för dokument.

Huvuddelen av journalen formateras bäst som en tabell, som bör delas upp i flera kolumner. Du måste ange i dem:

• beställningens serienummer, datum för dess utfärdande;
• dokumentnummer, dess typ, innehåll;
• Fullständigt namn och personalnummer för den anställde som det gäller;
• grunden för att utfärda föreläggandet.

Vid behov kan tabellen kompletteras med annan information, eller omvänt reduceras.

Vad ska man vara uppmärksam på vid registrering

Liksom innehållet i tidningen är dess utformning helt överlåten till redaktionen. Tidskriften kan skapas i enkel handskriven eller elektronisk form. Dessutom, om journalen förvaras på en dator, är det inte nödvändigt att duplicera den i tryckt form. Tja, om företagets ledning anser att det är nödvändigt att upprätthålla ett dokument i en "live" form, kan du använda både enkla tomma pappersark och företagets brevpapper för tidskriften.

VIKTIG! Beställningen ska ange den som ansvarar för att föra beställningsregistret.

Det är nödvändigt att stämpla tidskriften endast om normen för att godkänna sådana dokument med stämplar är inskriven i företagets lokala föreskrifter.

Vanligtvis är dessa tidningar ganska imponerande i volym och har dussintals sidor. I sådana fall ska alla blad i journalen vara numrerade, fästa ihop med en stark tråd, skriva på utsidan datum för skapande av dokumentet och anbringa den ansvariga personens underskrift.

Hur och hur länge ska journalen lagras

Journalen för registrering av beställningar av personal ligger i regel på företagets personalavdelning på en separat plats dit obehöriga inte har tillträde.

Lagringsperioden för dokument bestäms antingen av Ryska federationens lagstiftning eller av företagets interna regleringsdokument. Efter att tidningen förlorat sin relevans, litar man på den.

Används för att registrera beställningar för antagning, överlåtelse och uppsägning av anställda samt andra beställningar med hållbarhetstid 75 år gammal.

Ett exempel på att fylla i huvuddelen av tidskriften:

Beställningar till personal- Dessa är de viktigaste dokumenten som bestämmer anställdas officiella ställning och fungerar som grund för att göra poster i redovisningsdokument (till exempel arbetsböcker, personliga kort, ekonomiska dokument). Hållbarhet - 75 år.

• Om att anställa en anställd (arbetare)
• Vid uppsägning av ett anställningsavtal med en anställd (anställda)
• Om överföring av en anställd (arbetare) till ett annat arbete
• Om att kombinera tjänster/yrken
• om fastställande av löner (förändringar i löner som en förändring av de väsentliga villkoren i anställningsavtalet);
• Om att skicka en anställd (arbetare) på en affärsresa (långsiktig, utländsk)
• Om tillhandahållande av föräldraledighet i upp till 1,5, 3 år
• Vid tidig utträde från föräldraledighet upp till 1,5, 3 år
• Om att bevilja arbetstagare ledighet utan lön
• Vid ändring av efternamn, namn, patronym för en anställd
• Om anställdas incitament (bonusar, tillkännagivanden om tacksamhet, belöning med en värdefull gåva, hedersbevis, etc.).
• och så vidare.

Det bör bara noteras att order om utnämning av företagets högsta tjänstemän, de tjänstemän som nämns i stadgan (till exempel generaldirektör, chefsrevisor, chef för internkontrolltjänsten), är beställningar för kärnverksamheten och inte av personal.

Registrering av vissa typer av beställningar för personal görs i enlighet med de enhetliga formerna för primär redovisningsdokumentation för personalregister. Resolution från Rysslands statliga statistikkommitté daterad den 5 januari 2004 nr 1 förenade formerna för följande order:

• Vid anställning av en anställd (formulär T-1, T-1a)
• Vid övergång av en anställd till ett annat jobb (blankett T-5, T-5a)
• Vid uppsägning (uppsägning) av ett anställningsavtal med en anställd (uppsägning) (blankett T-8, T-8 a)
• Om att skicka en anställd på en affärsresa (formulär T-9, T-9a)
• Om anställdas incitament (formulär T-11, T-11a)

Tillägget av bokstaven "a" till numret på den enhetliga blanketten betyder att den är avsedd för att dokumentera en beställning för personal, där en administrativ åtgärd (till exempel anställning) gäller flera anställda. Enhetliga beställningsformulär utan bokstaven "a" används för att utfärda en individuell beställning (en administrativ åtgärd per anställd).

Registreringär en registrering av bokföringsuppgifter om ett dokument i föreskriven form, som registrerar det faktum att det skapades, skickades eller mottogs.

(GOST R 51141-98)

Registrering– Bekräftelse av att ett dokument skapats eller mottagits vid en viss tidpunkt (dag) genom att ange det i registreringsformuläret, tilldela ett nummer och registrera grundläggande uppgifter om dokumentet. Som följer av definitionen, registrering för det första ger en handling laglig kraft, därför att registrerar det faktum att det skapades eller mottogs. Tills handlingen är registrerad, inte har fått sitt nummer är den inte formaliserad och verkar inte existera ännu.

Numreringsordningen för beställningar av personal är inte reglerad. I standardinstruktionerna för kontorsarbete i federala verkställande organ, godkänd. på order av Rosarkhiv daterad den 27 november 2000 nr 68, noteras endast att order numreras sekventiellt inom kalenderåret; order för kärnverksamhet, personal och instruktioner numreras separat (punkt 4.1.3).

Observera att i enlighet med punkt "e" i art. 358 Lista över standardhanteringsdokument som genererats i organisationers verksamhet, med angivande av lagringsperioder, godkänd. Rosarkhiv 2010-08-25, för Loggböcker för registrering av beställningar för personal lagringsperioden är inställd 75 år gammal.